HRS: Дополнительные IT-инструменты для эффективного управления отелем

PMS – это основная эффективная система управления бизнес-процессами отеля. Тем не менее есть и дополнительные IT-инструменты для эффективного управления отелем в части роста доходов и управления финансами. Расскажу детально об инструментах, разработанных компанией HRS специально для гостиничного бизнеса.

В итоге вы получаете не только контроль над ценообразованием, но и прогноз по оптимальному соотношению открытых и закрытых цен. Это очень важно при изменении параметров.

К примеру, вы закладывали цену Best Available Rate, не анализируя спрос на группы. В это время ваш менеджер договаривается о заселении группы туристов. Сохранив первоначальную цену, вы потеряете доход, потому что не учли этот параметр. Вывод: чтобы работа с Revenue Management System была успешной, прогнозирование должно базироваться на спросе как по открытым, так и по закрытым ценам.

Другой плюс Revenue Management System в том, что она позволяет контролировать овербукинг и стоимость последних свободных комнат, что также влияет на доход вашего отеля.

Для отеля очень важна управленческая отчетность, с помощью которой владельцы получают прозрачный и математически точный результат своей деятельности. Управленческая отчетность позволяет контролировать все финансовые потоки.

Есть множество отчетов, которыми пользуются коммерческие директора, управляющие и собственники отеля:

Как видим, документов достаточно много, а отельерам необходимо не только знать все ключевые цифры, но вовремя на них реагировать и корректировать (при необходимости) дальнейшую политику. Усложняет ситуацию то, что документов для каждого отчета может быть несколько. Например, могут различаться цифры в оптимистичном и пессимистичном варианте Бюджета.

Если над управленческой отчетностью работает один человек, то удобным инструментом может быть Excel. Однако если доступ необходим нескольким сотрудникам эта программа теряет свои преимущества:

Для удобства отельеров компания HRS предлагает своим клиентам Систему управленческой отчетности Fairmas.

Система гораздо удобнее Excel, поскольку консолидирует данные из PMS и бухгалтерской системы, а также при необходимости «подтягивает» данные из других источников, например, из Revenue Management System.

Fairmas - модульная система, состоящая из пяти модулей:

Здесь три группы дохода и три группы отчетов.

Отчетность по данным USALI позволяет анализировать данные текущего, будущего и прошедшего периодов в разрезе «план-факт» как в денежных средствах, так и в процентном соотношении.

Чтобы оценить результат деятельности любого отеля, необходима точка отсчета, с которой можно сравнивать полученные результаты. Чаще всего для сравнения используют либо прошлый период своей работы, либо результаты деятельности других гостиниц-конкурентов. В любом случае все сравниваемые моменты должны иметь единую унифицированную основу. Система Fairmas, построенная на формате USALI, позволяет это сделать.

Этот функционал позволяет занести бюджет или прогноз очень быстрым и удобным способом. Например, вы можете взять план на 2019 года (2020 год, к сожалению, не показательный) и прибавить в системе 10%. Это будет план на 2021 год.

При формировании бюджета и планировании финансов участвуют очень много департаментов. Система наглядно показывает, какие данные внес сотрудник того или иного департамента. Это позволяет контролировать рабочий процесс по шагам. Также видны все изменения, которые вносились в отчеты.

В системе можно работать с различными сценариями. Например, FAIRPLANNER позволяет увидеть, насколько мы выполняем или не выполняем бюджет. Аналогично мы можем посмотреть прогноз предыдущего года и его выполнение. Также в системе есть «движущийся прогноз». Например, когда в марте прошлого года объявили об отмене Петербургского международного экономического форума, запланированного на июнь, то уже весной стало очевидно, что в июне бизнес-отели в Санкт-Петербурге просядут. Так, если мы делаем прогноз об уменьшении доходов на 30% в июне, то система подскажет, насколько мы выполним или не выполним бюджет исходя из фактически отработанных месяцев и прогноза на следующие. Это позволяет оперативно предпринимать меры, например, сокращать расходы или обратить внимание на другой сегмент клиентов.