Bidzaar: Управление закупками современной отельной сети

Закупки - один из важнейших бизнес-процессов для отеля, при этом часто именно на закупках отель теряет деньги. А есть ли способ сэкономить на закупке, при этом не потеряв в ее качестве? Посмотрим детально, как помогает решить этот вопрос сервис Bidzaar.

Если закупка "брендовая", т.е. продиктована требованиями бренда, франшизы, международной сети, то такие закупки, как правило, централизованные, однако в общем объеме закупок их не так много. Иное дело, если закупка локальная. На такую категорию закупок приходится основная доля затрат, при этом они делаются у нерегулярных поставщиков и в "рваном ритме", что создает много проблем в жизни любой организации, в том числе отеля. Соответственно, задача отеля - сделать локальные закупки более выгодными и полностью прозрачными.

Как ни странно, но до сих пор закупки часто оформляются в Excel. Иными словами, в ручном режиме. Заказчик ищет нужного ему поставщика "в срочном порядке", заносит в таблицу для сравнения и выбирает из нескольких более-менее подходящих ему вариантов.
У этого метода есть определенные недостатки

Подбирая поставщика, заказчики часто работают в "авральном режиме", когда поставщик был нужен "еще вчера". Между тем, если поставщик хочет отправить отелю информацию о своем продукте или услуге, он зачастую не может найти на сайте отеля нужный контакт. Его просто нет! Могу сказать, что у 100% крупнейших гостиничных сетей нет на сайте раздела "Информация для поставщиков".

Сложившаяся ситуация приводит к тому, что отель может просто не видеть контрагента, который может предложить наиболее выгодные условия сотрудничества. Чтобы создать нужный баланс в процессе закупок, мы разработали систему Bidzaar.

Условно говоря, мы являемся единым окном, через которое ваше закупка попадает на разные специализированные сервисы. Таким образом, создавая один запрос в один клик, вы "дотягиваетесь" до тысяч поставщиков.

За счет того, то у новых поставщиков нулевой порог входа на наш маркетплейс, база поставщиков постоянно растет.

Мы формируем базу контрагентов всеми доступными способами, начиная с того, что создаем точку входа для новых поставщиков, чтобы вы их не теряли. Вы формируете портфель контрагентов и начинаете их видеть детально, с разбивкой на нужные вам категории. Также мы постоянно ищем новых контрагентов и оптимизируем условия у существующих поставщиков. Не секрет, что многие условия сотрудничества цементируются там, где могли бы двигаться. К примеру, если у вас есть два "супер-поставщика", дайте им возможность конкурировать между собой. И здесь не просто вопрос в цене. Это могут быть любые другие параметры: качества, гарантии, отсрочки платежей и др. Поставщики спокойно торгуются по всем этим критериям на платформе, без участия человека.

Поясню кратко. Поскольку ваши сотрудники больше не тратят время на поиск поставщика и коммуникации с претендентами, то вы экономите трудозатраты, как минимум, одну ставку. Чтобы исключить коррупционные схемы, очень важна также прозрачность выбора. Такую прозрачность дает открытая конкуренция.

Сейчас заказчикам особенно важны устойчивые цепочки поставок и соответствие поставщика современным экологическим стандартам. В частности, мы проверяем поставщиков про критерием ESG (environmental – экология, social – социальное развитие, governance – корпоративное управление).

Как правило, в любой крупной компании есть разные департаменты, которым важна информация о поставщике (юристы, бухгалтерия и др.) На нашем сервисе вся информация о поставщике доступна в одном окне - в карточке конкретной компании. По наглядности я бы сравнил подачу информации о поставщике с подачей информации об отеле на сервисе Booking.com: все максимально просто и визуально удобно.

Мы создаем деловую репутацию, ставим "звездочки", добавляем свои специальные бейджики. Так же как Booking.com позволяет гостю изучить отели и локацию в незнакомом городе, мы помогаем вам быстро сориентироваться в нужной вам категории поставщиков.

Особенно мы актуальны, когда вы открываете новую локацию, выходите в новый город еще не знаете локальных поставщиков.

Чем проще - тем лучше. Все сложности должны быть спрятаны под одну кнопку, и у отеля это кнопка "Создать запрос", а у поставщика "Принять участие"

Никаких каталогов, классификаторов, справочников - только ключевые слова (теги) и машинное обучение для скоринга, сопоставления и добавления больших данных. У нас есть хорошая система подбора поставщиков для отеля по ключевым словам.

В заключение отмечу, что лучше всего для организации закупок через маркетплейс Bidzaar подходят "тейловые закупки", т..е те, которые имеют длительный срок использования. Это, к примеру, товары, связанные с IT, ремонтом и стройкой, средствами ухода и гигиены, канцтовары, электротовары , кофе и кофемашины и тд.